新邵县坪上镇大同烈士纪念馆会议管理制度

新邵县坪上镇大同烈士纪念馆

会议管理制度

目　录

第一章 总则

第二章 会议分类及审批

第三章 会议管理

第四章 奖惩

第五章 附则

第一章 总则

第一条 引言

为规范会议管理，提高会议质量，降低会议成本，特制定本制度。

第二条　适用范围

本制度适用于所有部门的会议管理。

第三条　管理权责

一、人事行政部负责会议的统筹协调及本制度的执行监督;

二、会议提拟人或主办部门负责会议的组织工作，并有权对违反本制度的行为提出处罚建议;

三、会议的审批权限详见“第二条　会议发起与审批”;

第二章　会议分类及审批

第一条　会议分类，见附表

会议分类

第二条　会议发起与审批

一、馆例会和部门例行早会无须发起和审批;

二、研讨、评审、专题、评比、汇报、调度等会议的召开，需由发起人(主管级以上人员)，按要求在办公软件里填写会议申请，报到人事行政部，批转后方可按程序办理相关事项;

三、临时行政会议、年会由馆长或常务副馆长直接发起或由议题涉及业务的主办部门负责人发起，馆长或常务副馆长批准;

三、部门会议由各部门自行安排，但会议时间、参加人等，不得与馆会议冲突;

第三条

会议安排的原则为：小会服从大会，临时会议服从例会。 各类会议的优先顺序为：馆例会、馆临时行政会议、部门会议。因处置突发事件而召集的紧急会议不受此限。

第三章　会议管理

第一条　所有会议通知遵照以下规定：

一、会议通知一般应在会议召开前一天的12：00以前，通知对象为与会人员、会务服务提供部门（人事行政部）；

二、所有会议通知形式采取办公软件会议管理方式通知

第二条　会议的其它准备工作遵照以下规定：

一、会议发起部门须提前做好会议资料（如议程、提案、汇报材料、计划草案、其它与会人应提交的资料）的准备；

二、会务服务提供部门，须提前做好会务准备工作，应提前半小时打开会议室，检查会议室的卫生情况，打开窗户通风戓开启空调，备好会议所需的各种设施、用品等;

三、各参会人员，应根据会议要求，准备好相关材料，材料包括：会议所需要的相关资料、本部门需在会议上解决问题的议案及上次会议决议落实情况的汇报，以上材料要以书面形势提出;

第三条

部门会议需用馆会议室的，应向会议室管理部门（人事行政部）通过办公软件提出申请并按照相关程序办理，由会议室管理部门（人事行政部）统筹安排。

第四条　会议主持人须遵守以下规定：

一、主持人须于会前指定一名会议记录员，对本次会议进行详细记录，并由记录员在会前对所有参会人员的书面议案进行收取，交给会议主持人或招集人，并在会后对会议记录、纪要进行整理;

二、主持人须于会前 5 分钟到达，检查会务落实情况;

三、主持人一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、须解决问题及达成目标、议程推进中应注意的问题等，进行必要的简单说明;

四、馆例会、临时行政会议一般应控制在 2 小时以内，根据会议进行情况确需延时的，主持人须征得与会人员同意;

第五条　与会人员注意事项：

一、行政会议的与会人员，须在会议2小时前向会议主持人提交会议发言提纲或提案文本，如果本人没有在会议上发言的计划，或者发言内容很少，可告知或口述给会议记录员，由会议记录员记录;

二、与会人员须准时到会，并在《会议签到表》上签到;见附件一

第六条　会议记录

一、各类会议均须进行会议记录，必要时由发起人进行会议录音;

二、各类会议由会议记录员负责记录，各部门应设一名会议记录员，负责本部门会议及本部门负责组织的会议的记录工作;

第七条　会议记录员职责：

一、做好会议的原始记录，根据需要整理会议记录、纪要;

二、会议记录、纪要的发放或传阅范围由主持人确定，最迟于次日呈报会议主持人及相关与会人员;

三、会议决议的相关责任人要在会议纪要上确认签名。如有与会人员对会议纪要产生异议，须提交本人当次会议的原始记录，再与其他与会人员核定确认，经核定确认异议存在，须立即修正;

四、做好会议原始记录的日常归档、保管工作。及时将经主持人核准的《会议签到表》《会议记录、纪要》报人事助理处存档;

五、除部门早会外，其它所有会议都必须有会议记录、纪要;

第八条　会议资料的归档保管：

一、会议资料包括：(会议签到表)、(会议记录)、(会议纪要)及与会人员提交的(议案)等;

二、各部门组织的本部门会议的会议资料，由各部门会议记录员负责归档。涉及多个部门会议，由会议发起部门负责会议记录的归档;

三、纪念馆所有会议的会议记录、记要、签到表，会后整理完毕后统一交由人事助理处存档;

四、会议记录、纪要为纪念馆的机要档案，保管人员不得擅自外泄。其调阅应严格按纪念馆保密制度的有关规定执行。保管期限为2年，到期由人事行政部统一销毁;

第九条　会议决议的跟进

一、会议决议、决策事项须会后跟进落实的，遵照“谁组织，谁跟进”的原则；会议主持人另有指定的，从主持人指定;

二、例会的会议决议事项，由会议指定的责任人负责落实，并由主持人指定的专人对落实情况进行跟踪、督查，在下周例会上先对本周决议的落实情况进行核实，对末按要求落实的事项，当事责任人要给出合理解释，否则按末完成工作任务处理，并限期完成;

三、会议跟进的依据以会议原始记录及会议纪要为准;

第四章　会议纪律

第一条、无正当理由迟到、早退每次罚款 10 元的;

第二条、无正当理由缺席每次罚款 50 元的;

第三条、因通知原因造成参加会议人员迟到或缺席的，以上处罚由传达人承担;

第四条、与会人员须遵守会议纪律，与会期间应将手机调至振动，与会期间不许接听电话、不准吸烟、聊天、不准随便走动，有急事需离开时，要向主持人请假，获准后方可提前离开，否则每次罚款10-30元;

第五章　附则

第一条　本制度由纪念馆人事行政部负责解释。

第二条　凡本制度未明确规定的奖惩，按《奖惩管理制度》有关规定执行。

附件一：《会议签到表》

会议签到表

会议名称：　　 会议室：　　　年　月　日 时

制表人：　　　制表日期：　　　年　　　月　　　日　　　

附件二：会议纪要会议纪要

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